La (prima) gestione di un progetto in una pandemia

La (prima) gestione di un progetto in una pandemia

Cosa è cambiato nella gestione dei progetti con la pandemia di coronavirus? Quali sono i vantaggi e quali gli svantaggi? Quali sono i rischi e quali le opportunità?

I progetti possono essere molto diversi tra loro, ma oggi tutti i project leader hanno qualcosa in comune: la gestione di un progetto durante una pandemia. Lockdown, telelavoro, ritardi nella produzione e nelle consegne dei prodotti, contatto virtuale con il team di progetto per giorni e giorni, organizzazione di viaggi complessi e ore e ore con la mascherina, nuova progettazione delle sale riunioni.

La pandemia è in corso da mesi e nessuno sa se e quando potremo vivere e lavorare come prima.

Cosa significa questo per la gestione dei progetti?

Esistono rischi concreti, come il ritardo delle consegne o la perdita di dipendenti, che rendono generalmente più incerti i piani di un progetto.  Nonostante le misure precedentemente definite per ridurre al minimo i rischi, la gestione del progetto deve rivedere i piani e questi possono dover essere modificati. Se il telelavoro e l’home office sono organizzati e le conversazioni alla macchinetta del caffè sono solo un bel ricordo, il project manager perde lo scambio informale e le informazioni importanti. Diventa più difficile tenere colloqui o negoziati “delicati” e celebrare i successi. L’attuazione di progetti di cambiamento, in cui vengono definite e implementate nuove organizzazioni e/o processi, è più complicata.

Un altro aspetto da tenere in considerazione è la paura dei dipendenti che devono recarsi in ufficio, ad esempio. Il project manager deve adottare misure per proteggere queste persone.

La creatività e il talento organizzativo di ogni project manager sono particolarmente richiesti nella situazione attuale.

Su cosa possiamo orientarci?

La situazione odierna non è del tutto nuova; ad esempio, troviamo sfide simili nei progetti off-shore che possono ispirarci a trovare soluzioni. In questi progetti, i dipendenti o i team sono geograficamente distanti e comunicano virtualmente. Quando si pianificano progetti off-shore, si tiene conto degli aspetti della distribuzione, ad esempio prevedendo riserve di tempo e/o monetarie per le comunicazioni e gli spostamenti.

Ci sono anche dei vantaggi?

La leadership attraverso mezzi virtuali come le videochiamate promuove la cultura della fiducia e dell’orientamento agli obiettivi che sono alla base dei metodi di sviluppo agile del software e del lean management. In definitiva, non importa quando e dove i dipendenti lavorano ai loro compiti. L’importante è che lo facciano, rispettando le aspettative e le scadenze.

Un’altra opportunità è l’equilibrio tra lavoro e vita privata, di cui beneficiano tutti i dipendenti della sede, compreso il project manager.

Conclusione

A seconda del tipo di progetto, i vantaggi e gli svantaggi della situazione attuale possono più o meno compensarsi. Molte cose che ieri erano considerate impraticabili oggi possono essere fatte senza problemi. La fine della pandemia è difficile da pianificare. Occorre quindi tenere presente l’evoluzione della situazione attuale e l’influenza che si ha nel rispettivo progetto per poter agire il più possibile in modo proattivo – cioè per determinare da soli – e non dover reagire – cioè essere determinati da altri.