La (première) direction de projet en période de pandémie

La (première) direction de projet en période de pandémie

Qu’est-ce qui a changé dans la gestion de projet avec la pandémie de coronavirus ? Quels sont les avantages et les inconvénients ? Quels sont les risques et les opportunités?

Les projets peuvent être excessivement différents, mais aujourd’hui, tous les chefs de projet ont un point commun : la gestion d’un projet pendant une pandémie. Lockdown, télétravail, retards dans la fabrication et la livraison des produits, contacts virtuels pendant des jours avec l’équipe de projet, organisation complexe des déplacements et heures passées avec le masque, nouvel aménagement des salles de réunion.

La pandémie dure maintenant depuis des mois et personne ne sait si et quand nous pourrons à nouveau vivre et travailler comme avant.

Qu’est-ce que cela signifie pour la gestion de projet?

Il existe des risques concrets, comme le retard des livraisons ou l’absence de collaborateurs, qui font que les planifications de projets deviennent généralement plus incertaines.  Malgré les mesures préalablement définies pour minimiser les risques, la direction du projet doit réviser les plans et ceux-ci sont éventuellement à modifier. Si le télétravail et le home office sont imposés et que les discussions autour de la machine à café ne sont plus qu’un bon souvenir, le chef de projet perd les échanges informels et les informations importantes. Il devient plus difficile de mener des entretiens ou des négociations « délicats » et de célébrer les succès. La mise en œuvre de projets de changement, dans le cadre ou des nouvelles organisations et/ou des nouveaux processus sont définis et mis en œuvre, est plus compliquée.

Un autre aspect à prendre en compte est la peur des collaborateurs qui doivent, par exemple, se rendre au bureau. Le chef de projet doit prendre des mesures pour protéger ces personnes.

La créativité et le sens de l’organisation de chaque chef de projet sont particulièrement sollicités dans la situation actuelle.

À quoi pouvons-nous nous référer?

La situation actuelle n’est pas totalement nouvelle, nous trouvons par exemple des défis similaires dans les projets off-shore, qui peuvent nous inspirer des solutions. Dans ces projets, les collaborateurs ou les équipes sont éloignés géographiquement les uns des autres et communiquent virtuellement. Lors de la planification de projets off-shore, les aspects de la répartition sont pris en compte, par exemple en acceptant des réserves de temps et/ou d’argent pour la communication et les déplacements.

Y a-t-il aussi des avantages?

La gestion par des moyens virtuels tels que les appels (vidéo) favorise la culture de la confiance et l’orientation vers les objectifs, qui constituent le fondement des méthodes de développement logiciel agile et de la gestion lean. En fin de compte, peu importe quand et où les collaborateurs traitent les lots de travaux. Ce qui compte, c’est qu’ils le fassent, conformément aux attentes et aux délais.

Une autre chance réside dans l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée qui, dans un bureau à domicile, profite à tous les collaborateurs, y compris au chef de projet.

Conclusion

Selon le type de projet, les avantages et les inconvénients de la situation actuelle peuvent plus ou moins se compenser. Beaucoup de choses qui étaient jugées impraticables hier ne posent aucun problème aujourd’hui. La fin de la pandémie est difficilement planifiable. C’est pourquoi il convient de garder un œil sur l’évolution de la situation actuelle et sur son influence dans le projet concerné, afin de pouvoir agir de manière aussi proactive que possible dans le projet – c’est-à-dire de décider soi-même – et de ne pas devoir réagir – c’est-à-dire d’être déterminé par d’autres.